Hur man väljer rätt restaurangprogramvara för din lilla eller medelstora restaurang
Restaurangprogramvara kan göra ditt liv enklare. Det kan också skapa en röra.
Ett POS-system, en onlinebeställningsapp, ett schemaläggningsverktyg och en lagerplattform kan alla fungera bra på egen hand. Men om de inte delar data – eller om beställningar inte når rätt skrivare – blir din personal integrationen.
Den goda nyheten är att du inte behöver jämföra varje restaurangplattform i USA. Börja med fem beslut som är viktiga för din dagliga verksamhet. Den här guiden guidar dig igenom dem, visar dig misstag att undvika och hjälper dig att testa hela arbetsflödet för order-till-utskrift innan du undertecknar ett kontrakt.
Vad är Restaurant Management Software?
Restauranghanteringsprogram är en grupp digitala verktyg som används för att ta emot beställningar, acceptera betalningar, hantera menyr, schemalägga anställda, spåra inventering, kommunicera med gäster och granska affärsresultater. De flesta plattformar är molnbaserade och säljs via månatliga eller årliga prenumerationer.
Det låter som mycket eftersom det är. Men de flesta små restauranger behöver inte alla kategorier.
Behöver alla restauranger en full tech stack?
- Nej, jag...
Ett grannskapscafé kan behöva en POS, betalningsbehandling, grundläggande rapportering och en kvittoskrivare. En leverans-tung pizzeria kan bry sig mer om menysynkronisering, orderaggregering och automatisk biljettutskrift. En full-service restaurang kan behöva bordshantering och separat routing för köket, baren och efterrättsstationen.
Din restaurangtyp bör bestämma vad som kommer först:
Restaurangtyp | Börja med |
Café, bageri eller liten disk | POS, betalningar, grundläggande rapportering, utskrift av kvitto |
Snabbbetjäningsrestaurang | Snabb orderingång, modifierare, köksrouting, onlinebeställning |
Full-service restaurang | Tabeller, delade kontroller, bokningar, stationsruttering, persontillstånd |
Takeout- eller leveransrestaurang | Menysynkronisering, leveransaggregering, automatisk orderutskrift |
Food truck eller pop-up | Tablet eller mobil POS, kompakt hårdvara, trådlösa alternativ |
Växande restauranggrupp | Centrala menyr, rapportering på flera platser, inventering, arbetskraftsverktyg |
Om leverans är en viktig del av din verksamhet, börja med att kontrollera hur plattformen tar emot och skriver ut marknadsorder. HPRTs guide till Uber Eats-kvittoskrivare förklarar de grundläggande anslutnings- och utskriftsfrågorna.
Snabbkontroll: Hur många system rör ditt team mellan det ögonblick en beställning anländer och det ögonblick maten lämnar köket? Varje manuell överföring är en plats där en beställning kan försenas eller missas. |
De fem besluten som är viktigaste
1. Fixa ditt största problem först
Börja inte med en lista över programvarumärken. Börja med den del av skiftet som orsakar mest problem.
Vad bryter under dina 30 minuter?
Vad är det som går fel? | Vad ska utvärderas först |
Checkout är för långsamt | Restaurang POS och betalningsarbetsflöde |
Online-beställningar görs för hand | Beställning online eller orderaggregering |
Biljetter till fel station | Köksrouting och skrivaregler |
Kostnaden för mat är oklar | Inventar, inköp och receptkostnader |
Chefer lägger timmar på schemat | Arbetskraft schemaläggning |
Bokningar och väntelister är röriga | Gäst- och bordshantering |
Kunderna återvänder sällan | Lojalitet och kundengagemang |
Om du inte kan beskriva problemet i en mening är du inte redo att köpa programvaran. En produktdemo kan göra att varje funktion ser användbar ut. Ett tydligt problem hjälper dig att se vilka funktioner som faktiskt spelar roll.
2. Köp den minsta stapel du behöver
De flesta små restauranger behöver en enkel kärna: POS och betalningar, orderhantering, grundläggande rapportering och ett pålitligt sätt att skriva ut kvitto eller köksbiljetter.
Lägg till ett nytt verktyg bara när det löser ett verkligt problem. Till exempel:
· Lägg till online-beställning när kunderna behöver en direkt take-away eller leveranskanal.
· Lägg till leverans aggregering när personal kopierar beställningar från flera surfplattor.
· Lägg till inventeringsprogramvara när livsmedelskostnadsbeslut baseras på gissningar.
· Lägg till schemaläggningsprogramvara när skiftplanering och övertid är svåra att kontrollera.
Lägg till lojalitetsprogramvara när upprepade besök är en tydlig tillväxtprioritet.
Om ditt lager eller kökssystem också producerar datum, rotation eller ingrediensetiketter, inkluderar du det arbetsflödet i testen. HPRTs guide för matförberedelse visar vilken typ av information restaurangteam vanligtvis behöver på dessa etiketter.
Kartan nedan grupperar representativa amerikanska restaurangprogramvaruplattformar efter funktion. Använd den för att förstå marknaden - inte som en inköpslista.
Det amerikanska restaurangprogramvarulandskapet. Endast representativa plattformar Inkludering utgör inte ett godkännande eller bekräftad HPRT-kompatibilitet.
3. Bestäm mellan en plattform och separata verktyg
En all-in-one-plattform är vanligtvis lättare att konfigurera. Separata verktyg kan ge dig djupare funktioner. Ingen av alternativen är automatiskt bättre.
Välj en allt-i-ett-plattform när du vill ha färre leverantörer, en supportkontakt och ett standardarbetsflöde. Se efter betalningslåsning, krävs hårdvara och tilläggsmoduler som höjer priset.
Välj separata verktyg när du redan har en pålitlig POS eller behöver en avancerad bokning, inventering, schemaläggning eller marknadsföringsfunktion. Se efter dubbla data, extra prenumerationer och oklart supportansvar.
Fråga leverantören: Vilka funktioner är inbyggda i din plattform och vilka är beroende av en tredjepartsintegration eller separat prenumeration? |
4. Lägg till den verkliga kostnaden
Månadspriset är inte det nummer som spelar roll. Det verkliga antalet är vad systemet kostar under en normal månad i din restaurang.
Inkluderar:
· Grundprenumerationsavgifter och avgifter per plats
Avgifter per terminal eller per användare
· Betalningsavgifter
· Online-beställning eller avgifter per beställning
· Leverans, redovisning, lojalitet och andra integrationer
· Inköp eller uthyrning av hårdvara
· Installation, menyinställning, utbildning och datamigrering
· Premium support och avbokningskostnader
Fråga sedan vad som händer med priset när du lägger till ytterligare ett register, en annan orderkanal eller en andra plats. Ett system som ser prisvärt ut idag kan bli dyrt när restaurangen växer.
5. Se till att varje beställning når rätt plats
Det är där val av programvara blir ett hårdvarubeslut.
En smidig demo på en bärbar dator bevisar inte att en middagsorder kommer att nå grillskrivaren, drycken kommer att nå baren och kundkvittot kommer att skrivas ut vid disken. Testa varje station separat.
På den främre disken
Leta efter snabb pappersladdning, stabil anslutning, läsbara 80 mm kvitton och tillräcklig hastighet för toppkassan. HPRT TP80N-H är ett exempel på en kompakt direkt termisk mottagningsskrivare med USB- och Ethernet-anslutning. Det måste fortfarande testas med den exakta POS-applikationen, operativsystemet och drivrutinen du planerar att använda.
Behöver du en bredare checklista? Se HPRTs köpguide för kvittoskrivare för detaljhandel och restaurangföretag.
Med en surfplatta eller mobil POS
Kontrollera om kassan kräver Bluetooth, Wi-Fi, Ethernet eller en skrivare som godkänts av leverantören. HPRT TP808 erbjuder standard USB-, seriella och Ethernet-gränssnitt med valfritt Bluetooth och Wi-Fi, plus drivrutiner och SDK för flera driftsmiljöer. Dessa alternativ är användbara för utvärdering, men de ersätter inte plattformsspecifika kompatibilitetstester.
I köket
Köksbiljetter måste vara svåra att missa och lätta att ruttera. Om entréer, drycker och efterrätter går till olika stationer, bekräfta att kassan stöder utskrift av delade köksbeställningar innan du köper extra skrivare.
En dedikerad modell som HPRT KP806C-köksskrivaren lägger till funktioner som är utformade för bullriga, krävande miljöer, inklusive ordervarningar, upptäckt av papperstagning, felutskrift och väggmontering. Den viktigaste frågan är fortfarande densamma: stöder din valda programvara den exakta modellen och routingsinställningen?
För online- och leveransorder
Fråga om beställningar skrivs ut automatiskt eller om en anställd måste acceptera och ange dem igen. Om plattformen stöder molnutskrift, lär du dig hur utskriftsjobbet går från beställningssystemet till restaurangen och vad som händer när internetanslutningen misslyckas. HPRTs översikt över moln POS-skrivarapplikationer inom mat förklarar var denna typ av arbetsflöde kan hjälpa.
Innan du köper: Be programvaruleverantören eller integratören skriftligen bekräfta den exakta skrivarmodellen. USB, Ethernet, Bluetooth eller Wi-Fi beskriver anslutningen. Det garanterar inte kompatibilitet på applikationsnivå. |
De värsta restaurang programvara misstag att undvika
1. Köpa funktioner du inte har tid att använda
En lång funktionslista kan kännas som bättre värde. Men oanvända moduler lägger fortfarande till kostnad, utbildning och menyinställningar.
Hur du undviker det: Välj den minsta inställningen som löser dagens problem. Lägg till en annan modul när du kan förklara vem som kommer att använda den och vilket resultat du förväntar dig. |
2. Tror "integreras med" betyder "ingår"
En integration kan kräva en annan prenumeration, en implementeringsavgift eller ett tredjepartskonto. Det kan också flytta bara en del av den data du förväntar dig.
Hur du undviker det: Be leverantören visa integrationen live och lista varje extra avgift, konto och begränsning skriftligen. |
3. Välj programvara innan du kontrollerar skrivarsupport
Restauranger väljer ofta en POS först och antar att deras befintliga skrivare kommer att fungera. Detta antagande kan leda till ersättning av hårdvara eller manuell beställningshantering.
Hur du undviker det: Kontrollera listan över enheter som stöds innan du signerar. Testa sedan utskrift av kvitton, köksruttering, återtryck, återhämtning av papper och onlinebeställningar med exakt hårdvara. |
4. Ignorera vad som händer när nätverket misslyckas
Molnsystem är bekväma tills anslutningen faller under lunchen.
Hur du undviker det: Fråga vilka uppgifter som fortfarande fungerar offline, om betalningar kan fortsätta, om lokal utskrift i köket fortsätter och hur beställningar synkroniseras när anslutningen återvänder. |
5. Låt bara ägaren testa systemet
Ägaren ser rapporter. Kassan ser knapplayouten. Köket ser biljettklarhet. De testar inte samma produkt.
Hur man undviker det: Inkludera en kassör, server, köksanställd och chef i prövningen. Ett förvirrande steg som upprepas hundratals gånger kommer att spela större roll än en instrumentpanelfunktion som används en gång i månaden. |
Hur man testar restaurangprogramvara innan du köper
Testa inte bara under en försäljningspresentation. Testa arbetsflödet ditt team kommer att använda en fredagskväll.
Skapa:
· En mat-i-ordning med modifierare och allergianteckningar
• En takeout-beställning och en online-beställning som anländer samtidigt
· En delad betalning, rabatt, ogiltigförklaring och återbetalning
· Objekt som dirigeras till separata kök- eller barstationer
· Ett kvitto och köksbiljett
• Ett pappersfel eller ett öppet omslag
· En nätverksavbrott och återhämtning
· Ett nytt anställdkonto med begränsade behörigheter
• En dagsrapport och dataexport
Se hur många steg varje uppgift tar. Lyssna på frågorna din personal ställer. Kontrollera om biljetten är lättläsbar från en upptagen förberedelsestation. Viktigast av allt, ta reda på vem som tar ansvar när programvaran och skrivaren slutar kommunicera.
Börja med denna restaurangprogramvara Checklista
Systemet löser ett tydligt definierat problem.
· Det passar din servicemodell och orderkanaler.
Din personal kan lära sig grundläggande arbetsflöde.
• Krävda integrationer finns tillgängliga och prissatta.
Betalningsvillkoren är tydliga.
Dina data kan exporteras.
Offline-beteende har testats.
Hela månadskostnaden är dokumenterad.
Avtal- och uppsägningsvillkor förstås.
· Support för kvitto och köksskrivare bekräftas.
· Den kompletta order-to-print-arbetsflödet har testats.
• Support finns tillgänglig under dina arbetstider.
Välj programvara som gör skiftet enklare
Den bästa restaurangprogramvaran är inte systemet med flest moduler. Det är det system som ditt team kan använda på ett tillförlitligt sätt, din restaurang har råd med och ditt orderflöde kan stödja.
Börja med det problem som skadar skiftet mest. Köp den minsta stapel som behövs för att fixa det. Lägg till den verkliga kostnaden. Testa sedan programvaran, POS, nätverket och skrivare som ett arbetsflöde.
Om systemet skapar fler manuella steg än det tar bort, är det förmodligen inte rätt system.
För en station-för-station maskinvarujämförelse, se HPRTs restaurang POS skrivarguide.
Vanliga frågor om restaurangprogramvara
Vilken är den bästa restaurangprogramvaran för en liten restaurang?
Det finns ingen enda bästa plattform för varje restaurang. Ett café kan prioritera snabb kassa och enkel utskrift av kvitto. En leveransrestaurang kan behöva menysynkronisering, orderaggregering och automatiska köksbiljetter. Välj arbetsflödet först och jämför sedan plattformar.
Ska en liten restaurang välja ett all-in-one-system?
Det kan vara enklare att distribuera och stödja, särskilt utan IT-personal. Kontrollera betalningsvillkor, hårdvarukrav, dataexport och kostnaden för tilläggsmoduler innan du åtar dig en leverantör.
Kan någon termisk kvittoskrivare fungera med restaurangprogramvara?
Kompatibiliteten kan bero på den exakta modellen, operativsystemet, gränssnittet, drivrutinen, kommandospråket, fastvaran och programvaruleverantörens lista över godkända enheter.
Vad ska jag testa under en demo av restaurangprogramvara?
Testa en komplett beställning med modifierare, betalning, köksrouting, utskrift, återbetalningar, nätverksavbrott och dagsrapportering. Inkludera front-of-huset personal, kökspersonal och en chef.
