RFID för spårning av filer och hantering av dokument

Med den ständigt ökande mängden dokument som genereras och lagras i dagens affärsvärld har effektiv och korrekt filspårning blivit en kritisk fråga. Dessa filer är av stor betydelse och har betydande juridiskt, finansiellt eller historiskt värde, såsom företagsavtal och patentcertifikat. De kan innehålla känslig information, såsom personligt identifierbar information och affärshemligheter.

Sjukhus, banker, försäkringsbolag, myndigheter och andra organisationer förlitar sig traditionellt på manuell arkivering och streckkodsskanning för filspårning och hantering, som är tidskrävande, felbenägna och svåra att skala. Nu erbjuder RFID-filspårningssystem en kraftfull lösning på dessa utmaningar, med hjälp av radiofrekvensidentifieringsteknik för att spåra och hantera dokument i realtid, vilket avsevärt förbättrar arbetseffektiviteten.

Fördelar med RFID File Tracking System

Till skillnad från streckkodsskanning, som kräver en tydlig siktlinje, möjliggör RFID:s kontaktlösa teknik snabb taggläsning även i visuellt eller miljömässigt svåra områden. Denna fördel omfattar även bulk identifiering, vilket möjliggör effektiv spårning av många objekt samtidigt utan individuell skanning.

Bland de olika RFID-frekvensalternativen lyser Ultra-High Frequency (UHF) RFID på grund av sina tydliga fördelar. Jämfört med hög- eller lågfrekventa system erbjuder UHF flera fördelar:

1.Snabb läsning/skrivningInformation utbytas snabbt mellan taggar och läsare, till exempel kan HPRT RF2 RFID-läsaren läsa upp till 200 taggar per sekund.

2.Långt läsintervallHitta taggade objekt på avstånd, vilket förbättrar effektiviteten.

3.StordatalagringSpara mer information om varje objekt på själva taggen.

Jämfört med andra ledningssystem och metoder kan RFID-tekniken erbjuda storskalig snabb automatisk inventering, korrekt realtidsplats och effektiv informationshantering, vilket avsevärt förbättrar effektiviteten och noggrannheten i arkivhanteringen.

Vem behöver ett RFID File Tracking System?

Stora transaktionsmiljöer som banker, sjukhus och myndigheter tycker att RFID-spårningssystem är mycket effektiva, dessutom är dessa system utmärkta på att hantera dokument som går igenom flera behandlingssteg.

Dessutom gör RFID:s robusta säkerhetsfunktioner till ett oumbärligt verktyg för enheter som advokatbyråer och säkerhetsmyndigheter där informationssekretess är avgörande.

Hur ett RFID-filspårningssystem fungerar

Ett RFID-filspårningssystem fungerar genom att använda RFID-taggar för att spåra dokumentens plats.

1. Tagga filerna

I den inledande fasen används en RFID-skrivare för att skriva ut UHF RFID-taggar i bulk och koda dem med information, som sedan fästs på arkivmaterialet, vanligtvis filpåsar eller lådor.

2. Länka filer till platser

Därefter skannar en handhållen RFID-terminal UHF RFID-taggarna på filerna som är redo att förvaras och skannar sedan hyllplatstaggarna för att länka filerna till deras lagringspositioner, vilket registrerar detta i filspårningssystemet.

3. Hämta filer

När ett specifikt dokument behöver lokaliseras kan RFID-läsaren användas för att fråga och verifiera dess detaljerade information, snabbt ange exakt hylla och plats, vilket gör sökningen snabb och effektiv.

Eftersom dokument och filer ofta är gjorda av papper eller annat ömtåligt material som är utsatta för skador förhindrar RFID-tekniken den långa tid som vanligtvis spenderas på att söka igenom filer och minskar risken för skador.

Utöver filhämtning underlättar ett RFID-filspårningssystem även digitaliserad hantering av uppgifter som RFID-filinventering, upplåning, återlämning och inventeringskontroller i RFID-arkiven.

RFID-maskinvara i filspårningssystemet

Ett RFID-filspårningssystem inkluderar vanligtvis RFID-taggar, RFID-läsare, RFID-skrivare och RFID-filspårningsprogramvara.

HPRT erbjuder ett brett utbud av RFID-hårdvara som lämpar sig för att etablera RFID-filspårningssystem. Särskilt våra högpresterande RFID-etikettskrivare utmärker sig när det gäller att producera olika storlekar av UHF RFID-streckkodsetiketter med en precision på upp till 600 dpi. Dessa skrivare ger stabil utskrift även under tuffa förhållanden som hög luftfuktighet, hög temperatur och dammiga miljöer, vilket håller långa perioder av intensiv utskrift.

Dessutom använder den ofta använda HPRT RF2 handhållna RFID-läsaren Bluetooth-kommunikation för att ansluta till handdatorer, mobiltelefoner och surfplattor etc. Den har ett långt läsavstånd och en hög gruppläshastighet. Denna RFID-terminal är utrustad med ett litiumbatteri med stor kapacitet på 5200 mAh och garanterar långvarig prestanda, stöder över 12 timmars normal skanning och 2 timmars kontinuerlig skanning.

HPRT:s RFID-hårdvaruprodukter används i stor utsträckning för att spåra dokument inom en mängd olika branscher, inklusive detaljhandel, kläder, lager, logistik, hälso- och sjukvård, finans och tillverkning.

Kontakta oss gärna för att få mer information om våra RFID hårdvaruprodukter och deras applikationer.